Una empresa que carece de un sistema ERP, se verá obligada a usar diferentes tipos de software que no se comunican entre sí. En algunos casos, implementar cambios o nuevas funciones puede ser difícil. Esto afectará negativamente el funcionamiento óptimo de las actividades del negocio.

La organizaciones se enfrentan diariamente a muchos retos que involucran compartir información entre diferentes miembros o departamentos, por ejemplo, el diseño de un producto puede ser fundamental para mejorar las ventas, seguir el comportamiento de los clientes y sus necesidades desde el primer contacto se vuelven importantes para brindar la solución acertada. La administración de información como recibos de compra, gastos generales o salarios se vuelve compleja.

Todo esto cambia cuando un sistema ERP es implementado. La información fluye constantemente y nos permite seguir el proceso de atención a clientes en cualquier momento, sin importar en que etapa se encuentra. Las ventas y gastos son registrados en una base de datos central que permite tener un control detallado sobre estas actividades. A este respecto, un ERP ayuda a prevenir posibles abusos.

Un sistema ERP completamente integrado permite interacciones entre mercadeo, ventas, control de calidad, procesamiento de productos y servicios, proveedores, bodegas y muchas otras áreas del negocio, almacenando la información en una sola base de datos. Esto elimina las pérdidas ocasionales de datos que provocan los errores tipográficos. También integra los departamentos y procesos a través de toda la empresa en un solo sistema de cómputo que provee funciones a esos departamentos para resolver necesidades particulares.

Un sistema ERP también automatiza los procesos de negocio, colocando dichos procesos en un formato útil, estándar y común para toda la organización. Incluso, estos formatos pueden llegar a ser usados por clientes y proveedores.

Finalmente, la decisión de implementar un sistema ERP que abarque la mayor cantidad de procesos en la organización, brinda diversas ventajas y beneficios a corto y largo plazo, el objetivo principal es la integración de información para agilizar las operaciones y dar información oportuna a la dirección para tomar decisiones acertadas que contribuyan a maximizar los beneficios y resultados del negocio.